Huishoudelijk
reglement De Sippels VZW
Artikel 1: algemene
bepalingen
1.
De VZW “De Sippels”, hierna “de vereniging” genoemd, is
opgericht op 4 december 2022,
en is gevestigd te Schoonzichtlaan 38, 3012 Wilsele
(Leuven) gelegen in het Vlaams Gewest.
2.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing voor alle aangesloten
leden in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten
van de vereniging, zoals die in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn.
3.
Alleen
leden kunnen deelnemen aan de activiteiten van de vereniging. Aan feesten,
jubilea en promotionele activiteiten kunnen ook niet-leden deelnemen.
4.
Leden
kunnen in het kader van een activiteit van de vereniging een rol opnemen als
tochtbegeleider. Tochtbegeleiders plannen activiteiten, bereiden ze voor en
begeleiden ze op het terrein. Activiteiten worden voorgelegd aan het
bestuursorgaan, dat ze kan aanvaarden als activiteit van de vereniging.
Artikel 2: het
lidmaatschap
1.
De aanvraag tot lidmaatschap dient te gebeuren door een
mail te sturen naar info@sippels.be met volgende gegevens: naam, voornaam (zoals
vermeld op de ID kaart), adres, telefoonnummer, e-mail adres, geboortedatum en
nationaliteit. Deze persoonsgegevens dienen enkel voor intern gebruik van de
Sippelvereniging.
2.
Het bestuursorgaan
draagt er zorg voor dat elk nieuw lid wordt aangemeld bij de door de vereniging
afgesloten verzekering die alle activiteiten van de vereniging dekt. De gedekte
waarborgen zijn: lichamelijke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand.
Ook het individueel beoefenen van de hoofdsportactiviteiten van de Sippelvereniging
(wandelen en fietsen) buiten clubverband is gedekt. Uitgebreide info over deze
verzekering kan geraadpleegd worden op de website van Sportievak https://sportievak.be/sportclubs/sportverzekering/onze-sportverzekering/
Artikel 3: lidgeld en administratieve
bijdrage
1.
Alle leden betalen een lidgeld van 5 euro voor een gans kalenderjaar,
zelfs indien het lidmaatschap in de loop van het kalenderjaar gestart is.
2.
Bij deelname aan een
activiteit van de vereniging zal een administratieve kost worden aangerekend, dit om algemene kosten betreffende de organisatie
van de activiteit te dekken. Dit bedraagt 1 euro per activiteitsdag. Voor ééndaagse activiteiten wordt
echter geen administratieve kost aangerekend.
Voor zijn eigen tocht,
is de tochtbegeleider vrijgesteld van betaling van deze administratieve kost.
3.
Het lidgeld en de administratieve bijdrage worden bepaald
door de algemene vergadering in functie van de kosten eigen aan de vereniging
en haar activiteiten.
Artikel 4: afspraken voor
de deelnemers aan activiteiten van de vereniging
1.
Aanmelding voor deelname aan activiteiten van de
vereniging gebeurt door overschrijving van het
inschrijvingsbedrag of voorschot
op de rekening van de vereniging. De volgorde van de ontvangen betalingen bepaalt
de volgorde van inschrijving. Tegelijk dient de deelnemer ook een mail te
sturen naar de tochtbegeleider met vermelding van zijn naam, voornaam,
telefoonnummer en naam van de tocht.
Bij niet-aanvaarding van deelname zal de
betrokken tochtbegeleider persoonlijk toelichting geven en zal
het inschrijvingsgeld volledig terugbetaald worden.
2.
Alle communicatie met de
accommodatie gebeurt door de tochtbegeleider en
niet door de deelnemers. Het is ook de tochtbegeleider die ter plaatse
de sleutels van de accommodatie in ontvangst neemt.
3.
Wie zich aanmeldt voor een activiteit verbindt er zich
toe de volledige kost voor die activiteit te betalen.
Ook de tochtbegeleider betaalt de volledige kost van de activiteit die hij
begeleidt.
4.
Indien een deelnemer afmeldt en de vereniging toch nog
een bedrag kan recupereren, zal die deelnemer dat gerecupereerde bedrag
terugkrijgen, min het bedrag voor administratie zoals omschreven in art.3.2.
5.
Indien een
geplande activiteit niet kan plaatsvinden wegens overmacht en de
vereniging toch nog een bedrag kan
recupereren, zullen de deelnemers dat gerecupereerde bedrag terugkrijgen, min
het bedrag voor administratie zoals omschreven in art. 3.2.
6.
Voor verplaatsing met wagens gelden volgende
richtprijzen: aan de chauffeur betaalt elke passagier een deelname in de kosten
van 10 cent per kilometer voor zover de chauffeur geen omweg moet maken. Indien
de chauffeur een omweg moet maken om een passagier op te pikken of af te
zetten, betaalt die passagier voor die omweg 30 cent
per kilometer.
De
Sippelvereniging volgt hiermee de tarieven die gehanteerd worden door Eurostop https://eurostop.carpool.be
Elke tariefwijziging van Eurostop zal opgenomen worden in de Sippelkrant en op
de website.
Indien de chauffeur toch afwijkt van
deze richtprijzen, dient hij voorafgaandelijk de passagiers van de
afwijkende prijs op de hoogte te brengen zodat er geen verrassingen zijn voor
de meerijders.
Bijkomende kosten zoals tolgelden en parkeerkosten worden gedeeld door het
aantal inzittenden.
7.
Algemene regel voor wie de eerste maal wenst deel te
nemen door in te schrijven voor een vakantieweek: er wordt verwacht dat die
deelnemer eerst een weekend meegaat om de tochten en de sfeer te proeven.
Artikel 5: communicatie en privacy
1.
De officiële communicatiekanalen van de vereniging zijn: de
Sippelkrant, de Sippelwebsite, de facebookpagina en e-mail info@sippels.be. Alle Sippelactiviteiten worden
aangekondigd via deze communicatiekanalen.
2.
De vereniging
publiceert foto’s (sfeerbeelden) en/of video-opnames van Sippelactiviteiten in de
Sippelkrant, op sociale media en op de Sippelwebsite (en eventueel flyers). Er
wordt vanuit gegaan dat er hier geen bezwaar tegen
is.
3.
Een verzoek om
bepaalde beelden te verwijderen kan op elk moment schriftelijk ingediend worden
bij het bestuursorgaan.
Artikel 6: wijzigingen huishoudelijk reglement
De algemene vergadering is bevoegd om het huishoudelijk reglement te wijzigen.
Artikel 7: tochtbegeleiding
1.
De jaarplanning van de activiteiten wordt opgemaakt op de
jaarlijkse tochtbegeleidersvergadering. Tochtbegeleiders die in de loop van het
jaar aanpassingen wensen te doen aan de jaarplanning leggen die voor aan het
bestuursorgaan. Midweekdagtochten en genieterstochten worden niet besproken op
de tochtbegeleidersvergadering. De planning van deze tochten wordt regelmatig
overgemaakt aan het bestuursorgaan.
2.
De tochtbegeleider maakt voor elk van zijn activiteiten een
deelnemerslijst over aan het bestuursorgaan per e-mail naar info@sippels.be
3.
Voor elke betalende activiteit definieert het bestuursorgaan
een referentie yyyy-nnn . Bij hun betaling vermelden de deelnemers deze
referentie in de “mededeling”, gevolgd door een tweede deel zoals bijvoorbeeld
“voorschot” of “benaming van de activiteit”. De tochtbegeleider zal in zijn
tochtaankondiging aangeven welk referentienummer en welke extra vermelding moeten
opgenomen worden in de “mededeling” van de overschrijving.
4.
Voor elke activiteit maakt de tochtbegeleider een afrekening
met de betalingen van alle deelnemers en alle uitgaven aan dienstverleners, met toevoeging
van de nodige bewijsstukken.
Artikel 8: kosten en vergoedingen
De tochtbegleiders oefenen hun taak vrijwillig en onbezoldigd
uit. De kosten die zij maken in het kader van de uitoefening van hun taak (o.a.
aankoop wandel- en fietskaarten) mogen op basis van de nodige bewijsstukken in
rekening gebracht worden.
Artikel 9: slotbepalingen
1.
Ieder lid aanvaardt
door zijn lidmaatschap de bepalingen van dit huishoudelijk reglement en van de
statuten.
2.
De meest recente
versie van het huishoudelijk reglement is beschikbaar op de Sippel website.
3.
Dit huishoudelijk
reglement en alle navolgende wijzigingen treden in werking 8 dagen na
goedkeuring door de algemene vergadering.
Opgemaakt door het bestuursorgaan op 04/12/2022
Goedgekeurd door de algemene vergadering
op 04/12/2022